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作为外贸业务员,我出了第一单

发表时间:2019-04-08 22:41 作者:毛在丽 何明亮 来源:商学院

姓名:何明亮

工作单位:智胜工艺制品厂

今年年初我有幸来到了位于广东省东莞市的智胜工艺制品厂。公司主要从事各种玻璃圣诞礼品的生产以及玻璃制品深加工,其产品种类繁多并远销欧美。

进入公司后,我系统学习了相关产品的知识和生产流程。虽说我学的是外贸专业,但之前并没有实践经验,作为外贸部的新手,我主要是负责回复客户询盘,与客户沟通,开发挖掘潜在客户以及给客户报价。虽说我有心理准备,但和大部分外贸新手一样,我回信给潜在客户甚至报价后,对方就杳无音信。但我不气馁,每天都坐在电脑前面,不停的发邮件,联系客户。终于,机会来了。

一天我收到了一个来自俄罗斯的询盘,询价的物品是一套12个圣诞球,包括9个单色塑胶球和3个PET带灯串球,客户当时要求的数量是1600套,这可是个大订单。我立刻精神抖擞,开始制作报价单。通过计算产品、材料和人工成本以及向塑胶球厂询价后,我定下了一个FOB价格,过问经理得到批准后将价格发给了客户。一天后,我收到了客户的回复,客户表示接受这个价格并且要求我们打样。客户收到了样品后比较满意,要我给他计算总量金额后做个形式发票给他。在我完成了客户一系列的要求后,客户就联系不上了,不论是发邮件还是在阿里巴巴上沟通都得不到任何回复。

就在我以为这个订单不会成功时,一个星期后,客户联系上我,确定了产品的价格。但此时出现了一个问题,因为客户要求的工艺是贴花纸,人工成本较高,所以我方需要提升价格,可想而知客户不接受这个条件,订单又搁浅了。客户一直要求降价,而我方则表示按照原价格我方无法回本。我锲而不舍地与客户沟通,详细给客户解说成本,客户终于同意将贴花调整为印刷,以降低我方人工成本。这个时候,新问题又出现了。我给客户的形式发票中说明了我方香港账户,要求客户将汇款打至此账户,客户也明确答应下周一打款。可是时间到了,钱却未到。于是我致信给客户,客户说美元无法汇过来,不能用T/T形式打款,我就询问客户是否可以采用欧元付款,答案也是否认。之后我想让客户采用信用证付款,可客户以手续费高、麻烦等理由拒绝。未收到款项我方也不可能进行生产,一时间又回到了僵持的地步。最后我方提议,要客户在我方这边找了个经常帮他们走货的货代,将货款打给货代,再转手到我们公司账户。就这样,三天后收到了30%的首付款。我如释重负,因为订单终于能开始生产了,我的第一单总算是成交了。

客户并没有给我方很长的生产时间,我方的交货期一般是一个月以内,而客户只给了我们15天的时间。于是开始了紧张的备货过程,涉及塑胶球、PET球、纸箱、泡沫袋、灯串等。因为纸箱需要的时间比较久,所以先开始纸箱的生产。计算好了纸箱尺寸后,我们开始了生产。同时所有材料都在准备中。一周后塑胶球做完了,我们就将半成品发往了塑胶球厂,开始了印刷。4天后第一批印刷好的球已经做好,我们开始了包装,同时间包装的还有PET的带灯球。刚开始的包装一切顺利,可是在第一批货物包装完之后,最主要的问题出来了,印刷厂在印刷完第一批产品后,因为我没有催促而停止了第二批的印刷。眼看着交货期在即,可是还有将近600套球无法完成,我只好又跟客户沟通,希望客户可以允许货物分两批运输。而客户因为采取的是铁路运输,剩下的货物如果选择铁路运输就要推迟发货,要采用空运才能同时到达。客户表示如果我们能够承担这部分的运费就可以推迟发货。尽管如此,客户也只是给了我额外2天的生产期限。所以我只好发疯似地去催促印刷厂。在经过两天的紧急加工后,终于在最后一天的晚上8点将货物送出。

我外贸生涯的第一单就这样磕磕碰碰地完成了,虽然存在许多遗憾,但我也总结了一些经验教训。首先,我没有仔细去阅读询盘的每一个字符,即对询盘信息的采取度不足,再加上英语水平不过关,导致了信息错误,许多时间和精力都消耗在跟客户谈论价格上,从而影响了订单的进度。我深刻体会到外贸沟通不仅要做到小心、谨慎,还要具备高水平的英语能力,尤其是口语能力。在这单中,如果我的英语水平够好,就可以直接跟客户进行电话沟通,比什么方式都直接、清楚。其次,我需要进一步提升专业知识。虽然我在平时的工作中,付款方式都是采用的T/T,简单快速方便,可是如果客户要求用信用证,我相信我会处于一个什么都不懂的局面,到那个时候会更加的被动。说实话我在要求客户采用信用证付款的时候,我自己的内心都是拒绝的,因为长时间的没有去复习信用证的相关知识,我也不能保证自己可以做到多好。如果我能更深入地了解信用证,跟客户谈判时能清楚陈述信用证的利弊,相信客户也会选择使用它,也不至于让这笔订单做的那么艰难了。还有,对于出货这件事情我没有一个很好的计划,导致了交货延期,损失了一部分的利润补贴进了空运费,说明我的跟单有问题。最后是外界的问题,客户的美元汇入香港账户不成功导致了付款期延后,最后还是找到了货代作为第三方支付,这个问题在之后的工作中也需要重视。

总而言之,我感到这次的实习让自己得到了很大的提升。在之后的工作中,我会努力将自己的理论知识与实践融合,提高自己的外贸业务综合运用能力,培养自己发现问题解决问题的能力,为看书未来的职业发展铺路。

图文/毛在丽 何明亮 /印象传媒 杜勤聪)

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